Wie funktioniert denn jetzt eigentlich die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin?

Im vorherigen Post „5 Vorteile einer virtuellen Assistentin“ habe ich ja bereits die Gründe genannt, warum dir eine virtuelle Assistentin den Arbeitsalltag erleichtert. Heute geht es also um die Zusammenarbeit mit einer VA.

Kommunikation, Transparenz und Professionalität, so die Antwort auf die Frage, wie unsere Zusammenarbeit am besten funktioniert.

Aber wie sieht das nun im Einzelnen aus? Das möchte ich dir im heutigen Blogartikel erklären. Mein Ziel mit diesem Artikel ist es, dir die Scheu vor der Zusammenarbeit mit einer VA zu nehmen.

Die Zeiten ändern sich, wir leben im Jahr 2020 und wurden gerade durch die aktuelle Krise wieder darauf aufmerksam gemacht, dass Digitalisierung im Business fast unabdingbar geworden ist. Viele Menschen scheuen sich jedoch noch immer und das ist auch normal, denn wer schreit schon gern „hier, ich“, wenn es in unbekannte Gewässer geht. Umso wichtiger ist es mir, den Begriff virtuelle Assistenz und die damit verbundenen Abläufe bekannter zu machen, damit immer mehr Menschen von dieser wunderbaren Art der Arbeitsteilung profitieren dürfen.

Fangen wir also ganz vorne und bei dem für mich wichtigsten Punkt an:

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Kommunikation!
Sobald dir bewusst geworden ist, dass du deine To-do-Liste nicht mehr allein bewältigen kannst und kaum noch Zeit für dein Hauptgeschäft bleibt, ist es Zeit, dich mit einer virtuellen Assistentin in Verbindung zu setzen. Wie du die richtige Assistentin für dich findest, erkläre ich dir im Blogartikel „Deine virtuelle Assistentin – hier findest du sie“.

Wie genau das Erstgespräch abläuft, ist von VA zu VA unterschiedlich. Ich biete meinen potenziellen Kunden immer die Möglichkeit, ganz unverbindlich per Telefon oder Videocall mit mir zu sprechen, um sich erst einmal kennenzulernen. Wenn die Chemie passt, steht einer Zusammenarbeit nichts mehr im Weg und in einem weiteren Gespräch folgt das Briefing und die Einzelheiten werden besprochen.

Auch während unserer Zusammenarbeit lege ich Wert auf eine gute Kommunikation, denn dies ist aus Erfahrung unabdingbar, um gute Ergebnisse zu erzielen. Ebenso selbstverständlich ist es für mich, dich regelmäßig über den aktuellen Stand zu informieren, auf Wunsch wöchentliche Meetings per ZOOM-Call einzuplanen und die Erreichbarkeit sicherzustellen.

 

Die zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentint Social Media Instagram Gastgewerbe

Transparenz!
Zugegeben, Arbeit abzugeben fällt nicht immer leicht. Du bist es gewohnt, deine Mitarbeiter im Büro zu haben, jederzeit über die Schulter schauen zu können und im Notfall direkt ein VETO einlegen zu können, wenn etwas mal nicht nach deiner Vorstellung läuft? Bei der Arbeit mit mir ändert sich dies insofern, als dass wir räumlich voneinander getrennt arbeiten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass du die Kontrolle verlierst. Ich arbeite vertrauensvoll und transparent. So erhältst du z. B. am Ende des Monats mit der Rechnungsstellung ein genaues Zeitprotokoll und hast Zugriff auf das Projektmanagementtool Trello, um die Fortschritte zu beobachten und jederzeit Notizen hinzuzufügen.

Professionalität!
Als deine virtuelle Assistentin bekomme ich nicht nur einen Einblick in dein Unternehmen, sondern auch auf verschiedenste Daten, die ich für die Arbeit benötige. Aus diesem Grund werden wir vor Beginn unserer Zusammenarbeit 2 Verträge abschließen. Dort sind alle Aufgaben festgehalten und die Verarbeitung der Daten, die du mir zur Verfügung stellst, gesichert.
Wenn du noch nie mit einer virtuellen Assistentin zusammengearbeitet hast, erscheinen die o. g. Punkte für dich sicher erstmal fremd. Deine zukünftige virtuelle Assistentin wird dir die Zweifel und Unsicherheiten bei eurem Erstgespräch sicher nehmen können und dir alle ausstehenden Fragen beantworten. Und schnell wirst du die Vorteile einer virtuellen Assistentin zu schätzen wissen und dir einen Arbeitsalltag ohne deine Assistentin schon gar nicht mehr vorstellen können. Einige virtuelle Assistentinnen bieten ihren potenziellen Kunden auch tolle Kennenlernpakete an, probiere es einfach aus!